Verwaltungsdurchklick

Jede Veranstaltung, die im öffentlichen Raum durchgeführt und beworben wird, muss rechtzeitig bei den Behörden, in der Regel beim zuständigen Ordnungsamt, angemeldet und genehmigt werden. Welche genauen Erlaubnisse, Genehmigungen oder Versicherungen Sie brauchen, hängt von der Art und der Größe, aber auch vom Ort und dem Zeitpunkt der Veranstaltung ab.

 

Auch die geschätzte Anzahl von Teilnehmern oder Besuchern ist ein wichtiger Faktor, wenn es darum geht, in die Detailplanung einzusteigen. Wer keine Erfahrung in der Durchführung von Veranstaltungen hat, sollte sich unbedingt ausführlich darüber informieren, was bei einer professionellen Veranstaltungsplanung zu beachten ist.

 

Die Checkliste Veranstaltungsplanung gibt Ihnen hierfür eine erste Orientierung.

Bei vielen öffentlichen Veranstaltungen besteht das häufigste Problem in Beschwerden der unmittelbaren Anwohner. Insbesondere, wenn Sie Veranstaltungen am Abend, an Werktagen oder an Sonntagen planen, sollten Sie sich daher Gedanken darüber machen, ob Anwohner durch Lärm belästigt werden könnten. Empfehlenswert ist es, zumindest die direkt angrenzenden Anwohner über die geplante Veranstaltung einige Tage vorher persönlich oder durch Wurfsendungen zu informieren.

 

Trotzdem müssen Sie damit rechnen, dass eine mögliche Ruhestörung von Anwohnern bei der Polizei gemeldet wird. Um dies zu vermeiden, sollten Sie sich an Sperrzeiten und die vereinbarte Dauer der Veranstaltung halten. Außerdem sollten Sie die Veranstaltung bei der örtlichen Polizeidienststelle melden und dieser einen Hauptansprechpartner mit Mobilfunknummer nennen.

 

Die Sperrzeit für Schank- und Speisewirtschaften sowie für öffentliche Vergnügungsstätten sind landesrechtlich unterschiedlich geregelt, daher lesen Sie bitte in der Sie betreffenden Verfahrensbeschreibung "Sperrzeit" oder "Sperrzeitverkürzung" nach, welche Regelung für Ihre Gemeinde zutrifft.

 

Hinweis: Freikarten oder Gutscheine sind einfache Mittel, um die Anzahl der Beschwerden deutlich zu verringern.

Je nach Art der Veranstaltung planen Sie möglicherweise auch, Fahrgeschäfte und andere Attraktionen aufzubauen oder Zelte und Tribünen aufzustellen.

 

Diese ortsfesten baulichen Anlagen, die wiederholt aufgestellt und abgebaut werden, bezeichnet man in der Verwaltungssprache auch als „Fliegende Bauten“. Für das Aufstellen von baulichen Anlagen benötigt man eine Genehmigung der Bauaufsichtsbehörde der zuständigen  Kreisverwaltung.

Als Veranstalter oder Mitarbeiter im Verkauf bei Veranstaltungen haben Sie eine besondere Verantwortung gerade gegenüber Kindern und Jugendlichen. Wie Sie sich gegenüber Jugendlichen in unterschiedlichen Situationen (z.B. beim Ausschank von Alkohol oder beim Verkauf von Tabak) richtig Verhalten, können Sie unter anderem im Jugendschutzgesetz nachlesen, das beispielsweise den Verkauf und die Abgabe von Tabak und Alkohol an Jugendliche regelt. Verstöße gegen die Jugendschutzbestimmungen werden durch die zuständigen Behörden zum Schutz der Jugendlichen geahndet.

 

Verschiedene Informationsstellen geben Auskunft darüber, wie man aktiven Jugendschutz leisten kann. Auf folgenden Internetseiten finden Sie weitere Hinweise und die Adressen persönlicher Ansprechpartner: Plattform aller deutschen Jugendschutzstellen, Anlaufstelle in Baden-Württemberg und Bundesarbeitergemeinschaft Jugendschutz. Für Hessen und Rheinland-Pfalz wurden noch keine eigenen Stellen eingerichtet.

Um viele Menschen auf Ihre Veranstaltung aufmerksam zu machen, müssen Sie diese in geeigneten Medien (Internet, Zeitungen, Magazine usw.) bewerben. Neben dem Schalten von Anzeigen, dem Auslegen von Flyern oder dem Einstellen des Termins in örtliche Veranstaltungskalender, können auch Plakate oder Banner einen Beitrag dazu leisten, die Veranstaltung im Vorfeld bekannt zu machen. In jüngster Zeit verwenden immer mehr Veranstalter Leuchtmittel zur optischen Werbung. Diese „leuchtende Werbung“ ist zwar auffällig, kann aber in manchen Fällen verboten werden, wenn beispielsweise Autofahrer durch die Leuchtschrift abgelenkt oder behindert werden.

 

Städtische oder gemeindliche Richtlinien bestimmen, wie und wo Veranstaltungswerbung (Plakatierung) angebracht werden darf. Zum einen sollen Sie als Kulturveranstalter die Chance haben, auf ein Event aufmerksam zu machen. Zum anderen soll aber das Orts- und Straßenbild nicht permanent darunter leiden. In einigen Städten gibt es spezielle Firmen, die Plakatierungen vornehmen. Mehr zu den notwendigen Genehmigungen beim Ordnungsamt finden Sie in der Leistungsbeschreibung "Genehmigung von Werbeanlagen".

Eines der wichtigsten Themen im Zuge einer vorausschauenden Veranstaltungsplanung ist natürlich die Sicherheit von Besuchern und Mitarbeitern. Als Unternehmer haben Sie nicht nur die Pflicht, sondern auch ein Eigeninteresse daran, angemessene Sicherheitsmaßnahmen zu treffen. Ob ein ausgearbeitetes Sicherheitskonzept notwendig ist oder ob es ausreicht, einige grundlegende Sicherheitsstandards zu beachten, hängt von der Größe und Art Ihrer Veranstaltung ab. Bitte bedenken Sie, welchen Imageschaden Ihr Unternehmen davonträgt, wenn es zu Sach- oder im schlimmsten Fall zu Personenschäden kommt. Deshalb sollten Sie in dieser Frage auf keinen Fall nachlässig sein und die Zeit und das Geld hierfür investieren.

 

Die Checkliste Sicherheit gibt Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Punkte, die Sie zum Thema Sicherheit während Ihrer Veranstaltung beachten müssen.

 

Fluchtwege: Bei größeren Veranstaltungen ist es üblich, Fluchtwege auszuweisen, damit die Besucher im Falle eines Brandes nicht die Orientierung verlieren. Die örtliche Feuerwehr muss diese Fluchtwege abnehmen. Je nach Größe der Veranstaltung und nach Ihrem Standort (Ort, Bundesland) ist zudem ein Brandsicherheitsdienst einzurichten. Informieren Sie sich beim Ordnungsamt Ihrer Gemeinde, was Sie hierbei genau beachten müssen.

 

Bei Open-Air-Veranstaltungen mit vielen Besuchern sollten Sie vor der Veranstaltung mögliche Unwetterrisiken ausschließen. Informationen zur aktuellen Wetterlage  und bestehenden Unwetterwarnungen erhalten Sie beim Deutschen Wetterdienst. 

 

Notfallrufnummern: Hängen Sie eine Liste mit den wichtigsten Notfallrufnummern gut sichtbar an mehreren Stellen auf dem Veranstaltungsgelände aus.

 

Erste Hilfe: Sollte es während Ihrer Veranstaltung zu einem Notfall kommen, können Erste-Hilfe-Maßnahmen vor dem Eintreffen eines Arztes lebensrettend sein. Sie sollten als Veranstalter mit Erste-Hilfe-Maßnahmen vertraut sein. Dies gilt auch für Mitarbeiter, die bei Ihren Veranstaltungen mithelfen. Erste-Hilfe-Kurse helfen dabei, veraltete Kenntnisse wieder aufzufrischen. Ansprechpartner für Infomaterialien oder Kurse ist unter anderem das Deutsche Rote Kreuz. Bei größeren Veranstaltungen ist es außerdem vorgeschrieben, dass professionelle Sanitäter vor Ort sind.

 

Hinweis: Vergeben Sie Freikarten an Ärzte. In Theatern ist dies bereits Standard, weshalb dort immer Ärzte im Publikum sind und somit im Ernstfall schnell Hilfe leisten können.

 

Veranstalterhaftpflicht: Niemand kann eine Veranstaltung bis ins letzte Detail planen, da äußere Einflüsse auftreten können, die vorher nicht bekannt und auch nicht absehbar waren. Für die Durchführung von Veranstaltungen sollten Sie daher unbedingt eine Veranstalterhaftpflicht als elementaren Schutz abschließen. Diese Haftpflichtversicherung dient zur Abwehr oder zum Ausgleich von Schadenersatzansprüchen aus Personen- und Sachschäden oder Diebstahl, die bei einer Veranstaltung entstehen können. Am besten befragen Sie hierzu Ihren Versicherer oder Juristen.

Ein interessantes Programm mit guten Künstlern genügt unter Umständen nicht, um die Gäste zu begeistern. Zu einem gelungenen kulturellen Event oder zum geselligen Beisammensein gehört in der Regel auch die Bewirtung der Gäste. An heißen Sommertagen sollten Sie sicherstellen, dass die Besucher die Möglichkeit haben, ausreichend zu trinken.

 

Ausschankerlaubnis: Unerlässlich ist dabei eine Ausschankerlaubnis, die Sie beim Ordnungsamt beantragen müssen. Die Ausschankerlaubnisse sind landesrechtlich unterschiedlich geregelt. In Baden-Württemberg wird beispielsweise nur bei Alkoholausschank eine gaststättenrechtliche Erlaubnis gefordert. Wenn Sie Speisen zubereiten und öffentlich verkaufen, spielt auch der Aspekt der Lebensmittelhygiene eine wichtige Rolle. Sie benötigen eine Bescheinigung, dass Sie für den Umgang mit Lebensmitteln geschult sind.

 

Lebensmittelhygiene: Einen guten Überblick, was im Bereich Lebensmittelhygiene zu beachten ist, gibt die Broschüre "Feste sicher feiern", die vom Deutschen Hausfrauen-Bund Hessen herausgegeben wurde. Mehr erfahren Sie hier. Das Land Hessen hat zudem ein umfassendes Merkblatt zur Lebensmittelhygiene in Betrieben für Lebensmittelunternehmer/Innen veröffentlicht.

Soll ein imposantes Feuerwerk der Höhepunkt Ihrer Veranstaltung sein? Möchten Sie Künstler (Clowns, Musiker u.a.) engagieren, die mit Ihrem Auftritt das Publikum unterhalten? Haben Sie vor, Gewinnspiele, wie z.B. eine Tombola oder andere Glücksspiele, auf der Veranstaltung durchzuführen? Oder wollen Sie einen kleinen Streichelzoo einrichten?

 

Das Spektrum an Unterhaltungsmöglichkeiten ist groß. Sicher wissen Sie selbst am besten, was für Ihre Veranstaltung der passende Rahmen ist. Beachten müssen Sie dabei, dass für Unterhaltungsangebote in den meisten Fällen rechtzeitig Erlaubnisse eingeholt werden müssen. Die Erlaubnis kann für eine einmalige Veranstaltung oder auch für regelmäßig wiederkehrende Veranstaltungen erteilt werden.

 

Künstlersozialabgabe: Jedes Unternehmen, das regelmäßig (2-3 Aufträge pro Jahr) kreative und nicht-kreative Leistungen von Künstlern und Publizisten beauftragt oder in den letzten 5 Jahren beauftragt hat, muss an die Künstlersozialkasse oder Künstlersozialversicherung 4,9% des Netto-Betrags abführen. Grundlage hierfür  sind das Künstlersozialversicherungsgesetz sowie die KSVG-Beitragsüberwachungsverordnung. Weiterführende Informationen finden Sie auf der Internetseite der Künstlersozialkasse. Für die öffentliche Aufführung von urheberrechtlich geschützten musikalischen Werken der GEMA müssen Lizenzvergütungen an die GEMA abgeführt werden. Wann eine Lizenzierungspflicht besteht erfahren Sie auf den Seiten der GEMA unter der Rubrik "Veranstalter von Events, Konzerten und Theateraufführungen".

 

Lotterie, Ausspielung, Tombola: Im Inland veranstaltete öffentliche Lotterien, Ausspielungen und Tombolas unterliegen der Lotteriesteuer. Unabhängig davon, ob für eine Lotterie oder Ausspielung Lotteriesteuer zu entrichten ist, besteht für den Veranstalter die Verpflichtung, die Lotterie oder Ausspielung vor Beginn bei dem zuständigen Finanzamt anzumelden. Mehr dazu und zu Ausnahmen erfahren Sie im zugeordneten Verfahren.

Sollte Ihre Veranstaltung auf öffentlichen Straßen oder Plätzen stattfinden, brauchen Sie eine Sondernutzungserlaubnis. Eine Sondergenehmigung ist sowohl für Verkaufs- oder Infostände als auch für Plakatierungen zu beantragen. Innerhalb von Ortschaften wenden Sie sich an die jeweilige Stadt- oder Gemeindeverwaltung; außerhalb von Ortschaften sind die örtlich zuständigen Ämter für Straßen- und Verkehrswesen verantwortlich.

 

Weitere Infos zu Plakatierungen finden Sie unter Öffentlichkeitsarbeit und Werbung.